خطوات عملية إعداد فريق التفاوض
من المعروف أن خطوات إعداد عملية وفريق التفاوض هي عملية لتسوية الأمور داخل نشاط او مؤسسة او شركة الخ..
في شتى المجالات والأعمال، بهدف الوصول إلى نتائج وحل للتسوية بشكل يرضي كل الأطراف المعنية بعملية التفاوض.
وبذلك فأن جميع أطراف عملية التفاوض يريد الحصول على أفضل نتيجة ممكنه تصب في صالحة من إجراء هذه العملية والتوصل الرضى التام بينهما.
سيناريوهات خطوات إعداد عملية فريق التفاوض
١ - أختيار الفريق
حيث يستند هذا الأمر على اختيار الافراد ذوي المهارات والخبرات بناء على العديد من المحاور التي تشكل أهمية اختيار الفريق الفعال في إعداد عملية التفاوض وهي كالتالي:
أن يتمتع افراد الفريق بعديد من السلوكيات والمهارات التي تمكنهم من تحقيق مهام التفاوض المطلوبة منهم والتي تتضمن :
- الذكاء ومهارات التواصل
- القدرة على التحليل وسرعة الملاحظة
- الصبر والهدوء وعدم السرعة في اصدار القرارات والاحكام
- اللباقة والأسلوب المتميز في عملية الحوار
- ثقافته متنوع وقادر على الانسجام مع كافة الأدوار التي تستدعي الموقف بناء على اشخاص الطرف الآخر.
٢ - التنوع
حيث يجب ان يكون فريق التفاوض لهم القدرات المتشابه والضرورية وفي ذات الوقت المهارة الكاملة في جانب معين، مثلاً قد يمتلك شخص مهارة التحدث فيما الآخر يمتلك مهارة المراقبة، أضف بإن هناك من يمتلك الذكاء اللغوي بينما الاخر الذكاء الحركي وقدرته على تحليل شخصيات الطرف الأخر.
٣ - اختيار الفريق بناء على ماهية عملية التفاوض
فهذا الأمر يتطلب اختيار فريق التفاوض بناء على الأشخاص الذين يمتلكون المهارات والخبرات والقدرات التي تتلاءم مع الأهداف المطلوب تحقيقها من عملية التفاوض، فقد تكون عملية التفاوض قائمة على أساس هندسي لهذا فإن اختيار بعض المهندسين والفنين ضمن فريق التفاوض مهم جداً.
٤ - تحديد نوعية فريق العمل بناء على المفهوم السلوكي
وهذا الامر يرتبط بوجود الشخص المتشدد والشخص المتساهل وأيضا الشخص المرن، لهذا فإن توافر كافة هذه العناصر يعد من اشتراطات التفاوض الناجح.
أولاً: تخطيط عملية إعداد التفاوض
وذلك من حيث تحديد اهداف التفاوض إضافة إلى، تحليل الطرق الاخر وقدراته وامكانيته، وايضاً سيناريوهات التوقعات التي يتوقع حصولها والية التعامل معها وعادة ما يكون على شكل بدائل يتم طرحها بناء على كل نقطة.
ويمكن تقسيم عملية إعداد التفاوض إلى عدة مراحل، وهي كالتالي :
- تحديد الأهداف : يتم تحديد أهداف واضحة للتفاوض قبل بدء العملية. يجب أن تكون الأهداف محددة وملموسة ومعززة بالوقت المناسب.
- تحليل الطرف الآخر : يتم تحليل الطرف الآخر لتحديد مصالحه ومطالبه وقدرته على التفاوض والتعامل.
- تحليل الحالة : يتم تحليل الوضع الحالي وتحديد العوامل الداخلية والخارجية التي يمكن أن تؤثر على العملية.
- تحديد الاستراتيجية : يتم تحديد استراتيجية التفاوض بناءً على الأهداف وتحليل الطرف الآخر والحالة.
- إعداد الخطط والموارد : يتم تحديد الخطط والموارد المطلوبة لتحقيق الأهداف وتطبيق الاستراتيجية.
- التدريب والتحضير : يتم إعداد فريق التفاوض وتدريبه على المهارات اللازمة وإجراء تحضيرات فيما يخص المعلومات التي يحتاجونها والتوقعات والأجندة.
- تنفيذ الخطة : يتم تنفيذ الخطة بناءً على الاستراتيجية والموارد المحددة وتعديلها حسب الحاجة.
- متابعة النتائج والتقييم : يتم متابعة نتائج التفاوض وتقييمها لتحديد النجاحات والفشل والتعلم منها.
ثانياً: تحديد ألاولويات في فريق التفاوض
وذلك من حيث ترتيب القضايا والنقاط التي سيتم التفاوض عليها بناء على اولويتها.
تحديد الأولويات في فريق التفاوض يعتبر أمرًا حاسمًا لضمان نجاح المفاوضات.
ولتحديد الأولويات بشكل صحيح، يجب إجراء دراسة دقيقة للموضوع المطروح على الطاولة وتحديد الأهداف الرئيسية التي يسعى الفريق لتحقيقها.
ثم يتم تحديد الأولويات عن طريق إجراء تقييم للأهداف بناءً على معايير محددة. على سبيل المثال، يمكن تحديد الأولويات بناءً على الأهداف المستقبلية الهامة والوقت المتاح لتحقيق هذه الأهداف وكذلك الأولويات التي تتناسب مع قدرات الفريق.
وبعد تحديد الأولويات، يتم تخصيص الوقت والموارد والجهود لتحقيق الأهداف الرئيسية بأولوية عالية، وهذا يمكن أن يساعد في زيادة كفاءة وفاعلية الفريق في التفاوض وتحقيق نتائج إيجابية.
ومن المهم أن يعمل الفريق على الاتفاق بشكل واضح على الأولويات المحددة لضمان تحقيق الأهداف بأفضل طريقة ممكنة. ويجب متابعة التطورات المرتبطة بالأولويات وإجراء التغييرات اللازمة في حال تغيرت الظروف أو ظهرت أولويات جديدة.
ثالثاً: تحديد الأهداف وفريق التفاوض
بحيث يجب ان تكون البدائل والقضايا المطروحة لديها اهداف واضحة.
وتحديد الأهداف هو عملية مهمة لتحديد الغايات والأهداف التي تريد تحقيقها، وهذا يمثل جزءًا أساسيًا من استراتيجية التفاوض. عند تحديد الأهداف، يجب أن يتم تحديدها بشكل واضح ودقيق لتحقيق النتائج المرجوة.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في شراء سيارة جديدة، يجب أن تحدد الأهداف الخاصة بك بشكل واضح، مثل سعر السيارة التي تستطيع دفعها، والموديل الذي تريد الحصول عليه، ومن الممكن ان ترغب في تحسين شروط العقد الخاص بك.
بالنسبة لفريق التفاوض، فهو يتكون من شخصين أو أكثر يعملون معًا لتحقيق الأهداف المحددة. يجب أن يكون الفريق مكونًا من أفراد مؤهلين ومحترفين في مجال التفاوض، ويجب أن يتم تحديد دور كل فرد بشكل واضح.
ويمكن لفريق التفاوض أن يساعد على زيادة فرص النجاح في التفاوض، حيث يمكنهم تقديم الدعم والمساعدة لبعضهم البعض من خلال تبادل المعلومات والأفكار وتطوير استراتيجيات التفاوض.
رابعاً: نقاط يجب العمل عليها.
- العمل على تجنب ما إذا كانت عملية إعداد التفاوض قائمة على مصدر ضعف بقدر ما يكون نابع من مصدر قوة لتحقيق الشراكة العملية.
- العمل على إعداد محاور وثقافة التفاوض بناء على فهم طبيعة وسلوك الطرف الثاني والسير معه وفقاً لطباعه وخصوصيته.
- العمل على اظهار الرغبة في التعاون المشترك.
- يجب ان يتضمن التعاون تحقيق المنفعة والا فالتفاوض في هذه الحالة خاسر.
خامسا: مراحل التنفيذ
يتطلب توسيع العلاقات وتطويرها اتباع استراتيجية التفاوض المرحلي المبني على النقاط التالية:
التفاهم المشترك: حيث تتضمن هذه المرحلة فهم الطرف الآخر وماهية المصالح المشتركة التي تقع بين الطرفين والية تعزيزها وتطويرها.
مرحلة الاتفاق: في هذه المرحلة تتضمن الاتفاقات التي قد تكون شفوية العمل على تحقيق تصور اولي باتفاق ورضاء جميع الأطراف حول القضايا والمصالح المشتركة او القضايا التي يمكن الغائها.
مرحلة التنفيذ: وذلك بوضع الاتفاقات وعقود التعاون المشترك لأجل التنفيذ فعادة العقود والاتفاقيات يكون لها دورها في تحقيق الإلزام بالتطبيق.
اترك تعليقك عن مدى رضاك بموقعنا