إدارة مخاطر المشروع هي واحدة من المهام التي لا مفر منها لمديري المشاريع ، واعتبارها جزء من أي مشروع .
ويمكن أن تكون إدارة مخاطر المشروع وانواعها من الأمور التي يصعب السيطرة عليها، وبالتالي فقد تكون حالات عدم اليقين لدى المدير أثناء الإدارة ومواجهة المخاطر غير مستعدة ومتجاوبة.
توضح هذه المقالة تأثير خطة إدارة المخاطر للمشروع وأنواع المخاطر وكيفية إدارة المشاريع المستقبلية بنجاح أكبر من خلال شرح ما تحتاج أنت وفريقك إلى أخذه في الاعتبار.
تعريف مخاطر المشروع وأنواع المخاطر
يمكن تعريف مخاطر المشروع وفقاً لمؤشر PMI ، على أنها فرصة حدوث بعض الأحداث التي تؤثر سلبا على أهداف المشروع ، ودرجة التعرض للأحداث السلبية ، وعواقبها المحتملة.
(مؤشر PMI ، من اهم المؤشرات الاقتصادية يقدم نظرة عامة عن حالة الاقتصاد في قطاع معين من قطاعات الصناعية او الخدمية)
- حدوث الخطر أو تحديده (ما الذي يمكن أن يحدث للإضرار بالمشروع)
- احتمالية الخطر (ما مدى احتمال حدوث الحدث)
- المبلغ على الضائع، او المفقود (ما يمكن أن يفقد).
يتم تعريف وتحديد عوامل الخطر وتحليلها والاستجابة لها من خلال عملية المشروع بأكملها واعتبارها على أنها إدارة المخاطر ، (وبما يحقق أفضل المصالح وتحقيق الأهداف)
وعامل الخطر هو الوضع الذي قد يحفز مخاطر المشروع، على إنه يزيد من فرص حدوث شيء ما من شأنه أن يقف في طريق أهداف مشروعك.
وينبغي حساب أثر عامل الخطر على خطة إدارة المخاطر.
ويمكن أن تكون كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع عوامل خطر جديدة لمشروعك.
إدارة مخاطر المشروع وانواعها الشائعة
هناك ثلاثه أنواع من مخاطر المشاريع الشائعة، ولكل مشروع له مخاطره الخاصة التي تعتمد على البيئة الحالية للمشروع ويحتاج كل منها إلى خطة خاصة به لإدارة مخاطر المشروع وانواعها من المخاطر.
وبناء على ذلك، يمكننا تقسيم المخاطر إلى مجموعتين - خارجية وداخلية.
لا يمكن السيطرة على المخاطر الخارجية من قبل منظمة وتشمل هذه المخاطر المخاطر السياسية والاقتصادية والطبيعية.
ومع ذلك ، فإن مخاطر المشروع الأكثر شيوعا هي تلك التي يمكن لمدير المشروع أو فريق إدارة المخاطر إدارتها وهي المخاطر الداخلية.
مخاطر التكلفة
مخاطر التكلفة هي نمو تكاليف المشروع التي لم يتم حسابها.
بعبارة أخرى، فإن الخطر هو أن المشروع سيكلف أكثر من الميزانية المخصصة له.
وربما يكون هذا هو الأكثر شيوعًا بين جميع مخاطر المشروع، ويحدث ذلك بسبب سوء تخطيط الميزانية، وعدم إدارة مواردك بشكل صحيح، وعدم دقة تقدير التكلفة وزحف النطاق.
ويمكن أن يؤدي هذا النوع من إدارة مخاطر المشروع وانواعها في كثير من الأحيان إلى المخاطر الشائعة الأخرى - جدولة المخاطر ومخاطر الأداء.
جدولة المخاطر
وهو الجدول الزمني للمشروع اي بمعنى هو الخطر الذي تستغرقة الأنشطة وقتًا أطول من المتوقع.
وعادة ما يكون هذا الخطر أيضًا بسبب سوء التخطيط.
ويرتبط هذا الخطر ارتباطًا وثيقًا بمخاطر التكلفة لأن الجدول الزمني المخطط بشكل غير دقيق غالبًا ما يؤدي إلى زيادات في التكلفة ، اي أن المشاريع الأطول تكلف ببساطة أكثر.
وتؤدي مخاطر الجدول الزمني أيضًا إلى تأخيرات وهذا يؤدي إلى تفويت الجداول الزمنية واحتمال فقدان الميزة التنافسية.
ويمكن أن تؤدي مخاطر الجدول الزمني أيضًا إلى مخاطر الأداء - تفويت الجدول الزمني لأداء المهمة المقصودة.
مخاطر الإداء
مخاطر الأداء هي في الأساس خطر فشل المشروع في تحقيق نتائج تفي بمواصفات المشروع ، ومن الصعب تحديد مصدر هذا الخطر لأنه قد يُعزى إلى مجموعة متنوعة من الظروف.
ويمكن لفريق المشروع تنفيذ المشروع في حدود الميزانية والجدول الزمني، ومع ذلك، لا يحقق النتائج والفوائد المتوقعة.
ومن ناحية أخرى، يمكن أن تساهم مخاطر الأداء في مخاطر التكلفة والجدول الزمني إذا تسبب أداء الفريق أو التكنولوجيا في ارتفاع تكلفة المشروع وطوله وفي النهاية، أهدرت المنظمة المال والجهد في مشروع لم ينجح.
إدارة مخاطر المشروع وأنواعها
لا يمكن إدارة المخاطر في حد ذاتها، لذا تتعلق المخاطر بعدم اليقين أو الاحتمال أو عدم القدرة على التنبؤ، وبالتالي فإن مصطلح إدارة المخاطر يميل إلى أن يكون مضللاً .
وبالتالي لا توجد طريقة حقيقية للسيطرة على الأحداث التي تحدث أثناء المشروع ، فيجب النظر إلى إدارة المخاطر على أنها تحضير للأحداث المحتملة مسبقًا، بدلاً من الاستجابة لها كما تحدث.
مع وجود مزيد من الوقت في متناول اليد، من الممكن إيجاد خطط عمل بديلة واختيار أكثر ما يتماشى مع أهداف المشروع.
ونظرًا لأنك غير قادر على التحكم في الحدث نفسه، يجب عليك التحكم في كيفية تفاعلك معه وتنظيمه ونتيجة لذلك، تُعرَّف إدارة المخاطر بأنها العملية الرسمية التي يتم بموجبها تحديد عوامل الخطر وتقييمها وتوفيرها بصورة منهجية.
وبعبارة أخرى، تمثل إدارة مخاطر المشاريع استراتيجيات تكفل استجابة أقوى للمخاطر ، ويشمل ذلك تخطيط الاستجابة، والتخفيف، والانحراف، والتخطيط للطوارئ.
لماذا تعتبر إدارة مخاطر المشروع مهمة ؟
تعد إدارة المخاطر جزءا هاما جدا من إدارة المشاريع لأنها يمكن أن تزيد بشكل كبير من فرص نجاح المشروع ، من خلال تطوير خطة إدارة مخاطر المشروع والالتزام بها، فإنك تحصل على فوائد كثيرة مثل:
- يساعدك في تجنب الكوارث الكبرى
- يزيد من إيراداتك عن طريق خفض تكاليفك
- يكفل إنجاز المشروع بنجاح
- يمنحك ميزة تنافسية
- زيادة الشعور بالمساءلة والرد
- يساعدك في اكتشاف إمكانيات جديدة
ولا يمكن فصل إدارة المخاطر عن تكلفة المشروع وجدوله الزمني ونوعيته وبالتالي، يجب أن يكون عنصرا رئيسيا في عملية إدارة المشروع.
الخطوات الرئيسية في عملية إدارة المخاطر
هناك ست خطوات رئيسية في عملية إدارة المخاطر للتعامل مع مخاطر المشروع، ويجب أن يكون لديك خطة فعالة لإدارة المخاطر.
عادة ما تتكون عملية صنع واحدة من هذه الخطوات الست:
- تحديد المخاطر
- تحليل المخاطر
- إعطاء الأولوية للمخاطر
- تعيين مالك المخاطر لكل خطر
- الاستجابة للمخاطر
- مراقبة المخاطر
هذه هي الخطوة الأولى في عملية إدارة المخاطر لأنه لا يمكنك حل المخاطر إذا كنت لا تعرف ما هي.
وهناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تحديد مخاطر المشروع ولكن إحدى الطرق الأكثر شيوعًا هي تبادل الأفكار مع فريقك وأصحاب المصلحة.
ويمكنك أيضًا العثور على أشخاص لديهم خبرة ذات صلة بمشروعك وتحديد موعد للمقابلة معهم للاستماع إلى فكرتهم.
وعند التفكير في كل الطرق التي يمكن أن تسوء بها الأمور، التي تلاحظها ، قم بإدراج جميع الطرق التي يمكن أن تنمو بها مخاطر المشروع المحتملة وحتى التحقق من بيانات المشاريع السابقة.
لهذا السبب من المهم الاحتفاظ بجميع البيانات التي تم جمعها في سجل المخاطر، حتى تتمكن من التفكير في الماضي وتحسين المشاريع المستقبلية.
بمجرد تحديد المخاطر وانواع المخاطر ، يمكنك البدء في تحليلها، ويمكن معالجة العديد من الآثار، مثل تجنب الدعاوى القضائية المستقبلية، ومعالجة الصعوبات التنظيمية، والامتثال للتشريعات الجديدة،
وتقليل مخاطر المشروع وانواع المخاطر، وتقليل تأثيره، بشكل استباقي.
ويمكن تحديد ذلك باستخدام تحليل المخاطر النوعي والكمي وتحليل المخاطر هو عملية تستخدم لتحديد وتحليل المشاكل المحتملة التي يمكن أن تؤثر سلبًا على المشروع.
وتتضمن هذه الخطوة تحليل الاحتمالية والشدة وخطة الاستجابة لكل خطر وجدته.
في حين أن تحديد شدة مخاطر المشروع، من المهم النظر في كيفية تأثير المخاطر على أهداف المشروع، هل يمكن أن يتسبب في تأخير إنجازه، أو تقويض الميزانية أو الموارد الأخرى، إلخ...
ولهذا السبب، فإن الخيار الأفضل هو إدراج آراء فريق المشروع أو أصحاب المصلحة الرئيسيين في هذه الخطوة ، ووضع خطة الاستجابة التي تتوصل إليها لكل خطر وهي ما سيستخدمه فريق المشروع عندما تظهر المخاطر لمعالجتها بسرعة.
ونظرا لعدم تساوي جميع مخاطر المشاريع، يلزم إجراء تقييم لكي يعرف مديرو المشاريع الموارد التي يمكنهم جمعها من أجل حل المخاطر ، من خلال تصنيف قائمة المخاطر الخاصة بك على أنها عالية ومتوسطة ومنخفضة، ويمكنك معرفة أي منها يستحق التحقيق بشكل أكثر شمولاً وأيها ليس بهذه الخطورة.
ومن منظور واضح مثل هذا، يمكنك البدء في التخطيط لكيفية ومتى سيتم التعامل مع هذه المخاطر و بعضها يتطلب إجراءات فورية لأنها يمكن أن تعرقل المشروع بأكمله، في حين أن المخاطر الأخرى ليست غير مهمة، ولكنها لا تهدد إكمال المشروع بنجاح.
وتعتبر هذه الخطوة اساسية في عملية إدارة المخاطر، فكل العمل الشاق الذي تم القيام به لتحديد المخاطر وتحليلها وتحديد أولوياتها لن يكون هباءً إذا لم تسند مهمة الإشراف عليها إلى شخص ما.
ويمكن أن يكون مالك المخاطر أي شخص - على سبيل المثال، غالبًا ما يكون عضو الفريق هو الأنسب لمراقبة المخاطر ثم يكون هذا الشخص مسؤولاً عن تحديد المخاطر وكذلك قيادة العمل نحو حلها ، ويجب أن يكون لكل خطر شخص مسؤول عنه ، وبهذه الطريقة، يتم تغطية كل تهديد محتمل لنجاح المشروع.
في هذه الخطوة يمكنك استخدام كل ما أعددته حتى الآن. لكن أولاً، عليك تحديد ما إذا كان الخطر إيجابيًا أم سلبيًا.
وفي كثير من الأحيان، يفكر الناس في جميع الأحداث المحتملة التي يمكن أن تحدث على أنها تهديد - وهو أمر سيؤثر على المشروع بشكل سلبي.
ومع ذلك، ليس هذا هو الحال دائمًا ، ففي بعض الأحيان، يمكن أن تكون الأحداث التي تحدث مفيدة لمشروعك.
ثم تسمى هذه الفرص بالمخاطر الإيجابية ويجب عليك اغتنامها بأفضل ما لديك.
وبالنسبة لكل خطر محدد، يجب أن تكون هناك استراتيجية لإدارته والتخفيف من حدته ، بمجرد وضع الاستراتيجية (الوقائية أو خطة الطوارئ)، فإن الخطوة التالية هي إدارة المخاطر وفقًا لأولويتها.
حينها يقوم المدير بالتواصل مع صاحب المخاطر ويقررون معًا خطة العمل التي يجب استخدامها لحل المشكلة.
وتتابع هذه الخطوة التقدم المحرز في المبادرة المختارة لحل المخاطر ، وأياً كان المسؤول عن الخطر، فسيكون مسؤولاً أيضا عن رصد التقدم المحرز نحو الحل والإبلاغ عنه ، ويتعين على مديري المشاريع البقاء على اطلاع دقيق والحصول على صورة دقيقة للتقدم العام للمشروع.
وهذا يمكنهم من تحديد ورصد المخاطر الجديدة ، ويتحقق التحديث بعقد سلسلة من الاجتماعات لإدارة المخاطر.
في حين أن إدارة المخاطر من المهم أن تكون شفافًا دائمًا. ويجب أن يعرف كل مشارك في مشروع ما ، ما يجري حتى يتمكنوا من معرفة ما يجب الانتباه إليه والمساعدة في منع وإدارة أي مخاطر قد تنشأ في المستقبل.
5 نصائح للحد من المخاطر في إدارة المشاريع
على الرغم من أنه من غير الممكن القضاء عليها تمامًا، إلا أن استخدام النصائح الخمس التالية يمكن أن يكون مفيدًا لتقليل عدد المخاطر بشكل فعال.
إن وجود خطة تفصيلية لإدارة المخاطر كجزء من خطة المشروع الشاملة أمر ضروري لإنجاز المشروع بنجاح ، ويجب أن تحدد خطة إدارة المخاطر ما يتم استخدامه لتحديد المخاطر وتحديد أولوياتها، وتحمل المخاطر، وكيف سيستجيب أعضاء الفريق للمخاطر وكيف سيتم الإبلاغ عنها، وما إلى ذلك.
وفي الأساس إنه بمثابة دليل لك ولفريقك طوال فترة تنفيذ المشروع لذا، فإن استثمار الوقت والجهد في تطويره يستحق العناء - في بعض الأحيان يعتمد مشروعك بالكامل عليه.
سجل المخاطر هو قائمة بجميع أحداث المخاطر المحتملة التي من المحتمل أن تؤثر سلبًا على المشروع، ويمكن دمج سجل المخاطر مع خطة إدارة المخاطر الخاصة بك أو مستند منفصل.
وفي ذلك، يجب على مديري المشاريع تتبع أحداث المخاطر التي حدثت، وكيف استجاب الفريق وما إذا كانت (وأي) مخاطر جديدة قد ظهرت.
ويساعد سجل المخاطر مديري المشاريع على البقاء على رأس المشكلات المحتملة.
وهذا هو السبب في أنه من الضروري أن يتم تحديثه - لذا فإن جميع المعلومات المشار إليها دقيقة ، من خلال القيام بذلك، يمكن لمديري المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين دائمًا الحصول على صورة واضحة عن تقدم المشروع.
عادة في إدارة المخاطر، يفكر الناس في المخاطر من حيث النتائج المحتملة أكثر من كونها أحداث المخاطر نفسها. ويجب النظر إلى المخاطر على أنها «قد يحدث شيء ما بسبب ما وسيؤثر على شيء ما».
هذه «الأشياء» هي ما تحتاج إلى فهمه ، ولا ينتهي بهم الأمر دائمًا إلى أن يكونوا شيئًا سيئًا .
حيث يمكن أن تكون المخاطر أيضًا فرصًا إيجابية و يساعد هذا في إدارة المخاطر لأنه من خلال النظر إلى المخاطر من هذه الزاوية، يمكنك فهم جذور المخاطر وما هو حدث المخاطر وكيفية معالجتها.
عندما تحدث أحداث غير مخطط لها، من الضروري أن تكون رشيقًا وأن تتفاعل في أقرب وقت ممكن .
لذا فإن التحكم في الموقف أكثر أهمية بكثير من مجرد الاستجابة له بعد وقوع حدث بالفعل.
ويمكن أن يدرك استثمار الوقت في كل خطوة من خطوات عملية إدارة المخاطر لاتخاذ خطوات وقائية وتقليل احتمالية حدوث حدث الخطر، بدلاً من محاولة الاستجابة له بعد حدوثه بالفعل.
قبل كل شيء، تتطلب إدارة المشاريع والمخاطر المرتبطة بها بكفاءة ، أساساً متيناً لمهارات إدارة المشاريع.
ويعد الحصول على شهادة في إدارة المشاريع أحد أفضل الطرق لتعزيز هذه القدرات ، ويمكن أن تؤدي إدارة مشاريعك بشكل صحيح إلى أرباح أعلى وعلاقات أفضل مع العملاء والقدرة على نمو أعمالك وتوسيعها.
ثم بعد ذلك القيام بتصميم برامج مثل دورة إدارة المشاريع المعتمدة من المعاهد لمساعدتك على تطوير هذه المهارات الحاسمة.
اترك تعليقك عن مدى رضاك بموقعنا