هل سبق لك أن تساءلت كيف يبدأ المشروع وكيف يتم تنفيذه؟
تعتبر أساسيات إدارة المشاريع الحجر الأساس لفهم عمل المشروع وكيف تتم أدارة المشاريع فالمشروع هو عمل قصير الأجل يتم تنفيذه بهدف الحصول على منتج أو خدمة أو نتيجة أصلية. على عكس المشاريع ، فإن الأنشطة التجارية اليومية هي عمليات لها استمرارية وعمل متكرر ومستمر في حد ذاتها وهي من أساسيات إدارة المشاريع.
من المهم جدا فهم الثوابت الرئيسية الثلاثة الموجودة في كل مشروع والتي تعتبر من أساسيات إدارة المشاريع وهي : الوقت والتكلفة والنطاق. يجب أن نتذكر أن تغيير أحد هذه الثوابت سيؤثر على أحد الثوابت الأخرى أو كليهما.
الثوابت الرئيسية لأساسيات إدارة المشاريع
- ثابت الوقت
يشير ثابت الوقت إلى الوقت اللازم لإكمال أنشطة المشروع. والتكلفة المطلوبة والمؤكدة في مرحلة تنفيذ أنشطة المشروع؛ لذلك يوفر النطاق الثابت دورة للأنشطة التي يجب تنفيذها لتحقيق أهداف المشروع وغاياته.
- ثابت التكلفة
- ثابت النطاق
ويمكن أيضا إكمال المشاريع دون استخدام سياسات إدارة المشاريع. ومع ذلك ، إذا تم استخدام هذه المبادئ ، فإن الفعالية من حيث الوقت والتكلفة تزداد أكثر.
فكل مشروع من المشاريع؛ يكون فيها أصحاب مصلحة أو أطراف مهتمة يمكنهم التأثر أو التأثير أو إدراك التأثر بقرار المشروع أو النشاط أو مرحلة التسليم. فأصحاب المصلحة؛ والذين لهم شأن في المشروع وهم الراعي ، وفريق المشروع ، المستخدم النهائي لمخرجات المشروع ، المورد ، المقاولون من الباطن ، الحكومة ، المجتمعات المحلية ، وسائل الإعلام ، إلخ.
ففي بدء المشروع ؛ هناك حاجة إلى أساسيات لإدارة المشاريع ومن هذه الأساسيات هي راعي المشروع وفريق المشروع ومدير المشروع ويمكن ذكر كلآ منها على حدة.
راعي المشروع
يتكون من شخص أو مجموعة من الأشخاص الذين سيقدمون الموارد المالية ، إما نقدا أو عينا.
فريق المشروع
فريق المشروع وهو المسؤول عن تخطيط وتنفيذ المشروع. يتكون فريق المشروع من أعضاء الفريق ومدير المشروع الذين يقومون بأنشطتهم وفقا للجدول الزمني للمشروع.
مدير المشروع
مدير المشروع هو الشخص الذي يتحمل المسؤولية الكاملة عن نجاح المشروع. ولكي يكون المرء ناجحا ، يجب أن يكون لديه بعض المعرفة والمهارات والأدوات وتقنيات الإدارة.
لذلك توفر إدارة المشروع فهما لدورة المشروع أو خمس مراحل رئيسية للمشروع .
- البدء
- التخطيط
- التنفيذ
- المراقبة والتحكم
- الإغلاق
تبدأ مرحلة البدء بعد أن نقرر سبب رغبتنا في بدء مشروع. من المهم جدا أن يكون هناك سبب وجيه لبدء المشروع. وبالتالي ، فإن المشروع ناجح . يتم تحديد الهدف أو التغيير الإيجابي الذي سيتم إكماله مع تنفيذ المشروع. في هذه المرحلة ، نقوم بإنشاء الأساس الكامل لمزيد من التخطيط للمشروع. جدوى المشروع ، الراعي ، الشركاء المحتملين ، أهداف المشروع ، والأهم من ذلك ، نطاق المشروع. ويتم تحديد نطاق المشروع وفقا لمطالب أصحاب المصلحة. لذلك من المهم أن يتم تجميع هذه المطالب بشكل صحيح.
والمطالب من أهم الشروط التي يجب أن تكون موجودة في منتج أو خدمة أو في نهاية المطاف لتلبية احتياجات أصحاب المصلحة. في عملية تلقي الطلبات ، يقوم مديرو المشاريع بتحليل مطالب أصحاب المصلحة وفحص الجدول الزمني والميزانية. ثم يحدد أي تناقضات قد تنشأ بين التوقعات والحقائق. يجب على أصحاب المصلحة في المشروع فهم نطاق المشروع والالتزام به. هذا ممكن فقط عندما يعمل أصحاب المصلحة في المشروع معا في اتصال جيد وتحديد النطاق. من المهم تلبية توقعات أصحاب المصلحة بشكل صحيح لتكون داعمة ، لأنهم السلطة للإبلاغ عما إذا كان المشروع قد نجح أو فشل وتعتبر من اهم اساسيات المشاريع.
مخرجات المشروع
بعد تحديد متطلبات المشروع ، نحتاج إلى تحديد مخرجات المشروع. وتنشأ النواتج من متطلبات المشروع؛ وهي بيانات قابلة للقياس والتدقيق يتوقع إنتاجها أو الحصول عليها بسبب النجاح المكتسب من المشروع بأكمله أو جزء معين منه.
أهداف المشروع
الخطوة التالية هي تحديد أهداف المشروع التي يجب تحقيقها حتى يحقق المشروع غرضه. يجب أن يكون لكل هدف من أهداف المشروع العديد من المخرجات حتى يكون قابلا للتحقيق. عادة ما يكون للمشروع مخرجات تشير إلى تحقيق هدف واحد أو أكثر (أهداف) يحقق المشروع. لكي يكون فعالا ، يجب أن يلتزم كل مشروع بمعايير SMART. لذلك عند تحديد أهداف المشروع ، يجب أن يكون كل منها: محدد ، قابل للقياس ، قابل للتحقيق ، ذو صلة ، ومحدود زمنيا.
تخطيط المشروع
بعد تعلم متطلبات أصحاب المصلحة وتحديد المخرجات وأهداف المشروع ، كل شيء جاهز لمرحلة تخطيط المشروع. في هذه المرحلة ، من أجل تحقيق الأهداف والنواتج ، من الضروري تحديد بالتفصيل ما سيتم القيام به ، ومن قبل من ، وكيف ، ومتى ، وبأي موارد. وتقسيم جميع أعمال المشروع الضرورية إلى وحدات يمكن التحكم فيها ، يتم استخدام هيكل تقسيم العمل. وهذا الهيكل هو توزيع هرمي موجه نحو النواتج يتألف من مجموعات عمل تستهدف إنتاج النواتج والأنشطة التي يتعين الاضطلاع بها والأنشطة الفرعية. عند الانتهاء من توزيع هيكل تقسيم العمل ، لدينا قائمة بجميع الأنشطة في المشروع ، وبالتالي ، نحتاج إلى تعيين كل حزمة عمل ونشاط ونشاط فرعي للأشخاص المسؤولين حتى تسير مرحلة تنفيذ المشروع بسلاسة.
الخطوة التالية في مرحلة التخطيط هي إعداد الجدول الزمني للمشروع والحجر الأساس في إدارة المشاريع. يخبرنا برنامج المشروع متى يجب القيام بكل نشاط ، وما تم القيام به بحلول هذا الوقت وما هي الأجزاء التي يجب إكمالها. واحدة من أكثر الطرق استخداما وفائدة لإظهار البرنامج هي مخطط جانت ، حيث يتم عرض الأنشطة بطريقة حساسة للوقت. وبما أن جميع الجهود المبذولة للحصول على النواتج يمكن تحديدها في ظروف التكلفة، فإن مجموع جميع الأنشطة في نطاق هيكل توزيع العمل يشكل الميزانية الإجمالية للمشروع. هناك طريقتان رئيسيتان عند إنشاء ميزانية: نهج من أعلى إلى أسفل ومن أسفل إلى أعلى ، مما يساعد في تقدير التكلفة الإجمالية للميزانية يتم التعبير عن تكاليف المشروع المختلفة بشكل مختلف في ميزانية المشروع: يتم شرح تكلفة الأنشطة على أنها عبء العمل ، والتي يتم ضربها في تكاليف وحدة العمل وتوسيعها في تكاليف المواد. يتم التعبير عن تكاليف العمالة في مقدار الوقت (أيام المهندس ، أشهر العمل ، إلخ) أو القيمة المالية (إجمالي تكلفة العمالة) ، ويتم التعبير عن تكاليف المواد بالعملات.
تتضمن مرحلة التخطيط أيضا إدارة المخاطر أو التخفيف من حدة المخاطر. الخطر هو حدث أو شرط ، إذا كان موجودا ، قد يكون له تأثير إيجابي أو سلبي على تنفيذ المشروع. بالإضافة إلى التخطيط لاستراتيجية الحد من المخاطر، والمخاطر المحتملة المتعلقة بالمشروع
إذا لم يتم تحليله وتحديده مبكرا ، فإن المشروع سيضع في خطر كبير من أجل التمكن من إكماله من حيث كل برنامج وميزانية وجودة متوقعة. في إدارة المخاطر ، نحتاج أولا إلى تحديد المخاطر ، ثم تقييم تأثيرها على المشروع وتطوير خيارات أو إجراءات للتخفيف من المخاطر أو تطوير خيارات وإجراءات للتخفيف من التهديدات التي تواجه أهداف المشروع.
لتحقيق مخرجات التخطيط العام (النطاق، الميزانية، البرنامج، إلخ) وهو جزء من خطة المشروع. خطة المشروع هذه هي وثيقة يجب على الأقل الموافقة عليها وقبولها من قبل فريق إدارة المشاريع وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
مرحلة تنفيذ المشروع
في مرحلة تنفيذ المشروع ، يتم توجيه انتباه فريق المشروع ومدير المشروع من تخطيط أنشطة المشروع إلى المشاركة في العمل المنجز ومراقبة وتحليل هذه الأعمال. تعرف هذه المرحلة أيضا باسم مرحلة التنفيذ ، ويتم تشغيل المشروع المخطط له في المرحلة السابقة في هذه المرحلة.
مرحلة مراقبة المشروع
تسير مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه بالتوازي مع مرحلة تنفيذ المشروع بحيث يتم مراقبة المشروع والتحكم فيه من خلال تطبيق المستوى المناسب من الإشراف والإجراءات التصحيحية أثناء تنفيذ أعمال المشروع. وفي هذه المرحلة، ينبغي ألا ننسى أن توقعات الرصد لأصحاب المصلحة مهمة جدا. يجب أن تلبي أهداف المشروع والجودة المطلوبة في إدارة المشاريع. يجب أن تكون هذه الجودة جودة يمكننا التعامل معها أثناء تلبية احتياجات مستخدمي المشروع. جودة أعلى من اللازم لن ترضي العملاء أو المستخدمين ، خاصة إذا كانت تؤدي إلى ارتفاع التكاليف. علاوة على ذلك ، من المستحيل تصحيح التكاليف غير الضرورية. ومع تنفيذ العمل، قد يطلب إجراء بعض التغييرات. قد تتطلب هذه التغييرات تغييرا في نطاق المشروع أو مدته أو ميزانيته أو وظيفته، ويجب تضمينه في مستند رسمي يسمى طلب التغيير.
مرحلة نهاية دورة المشروع
المرحلة النهائية من دورة المشروع هي المرحلة الختامية. وتشمل هذه المرحلة تقديم المخرجات النهائية للعميل، وتسليم وثائق المشروع، وإنهاء عقود الموردين، وإنهاء موارد المشروع، والتواصل مع جميع أصحاب المصلحة فيما يتعلق بنهاية المشروع.
وفي نهاية هذه المرحلة ، من الضروري الاحتفال مع جميع أصحاب المصلحة حتى يشعر أصحاب المصلحة بالرضا عن نجاح المشروع.
الأسباب التي قد تؤدي الى فشل المشروع
هناك العديد من الأسباب التي قد تؤدي إلى فشل المشروع ، وكل مشروع يفشل وله مشاكله الخاصة. ولكن عادة ما تقع هذه المشاكل في الفئات التالية من الإخفاقات: إدارة الوقت ، وإدارة التكاليف ، وإدارة النطاق ، وإدارة الجودة.
اترك تعليقك عن مدى رضاك بموقعنا